INHOUD:
1. Introductie
2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst
3. De afspraken per voorstelling maken
4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken
5. Btw-tariefwijziging van 6% naar 9%
6. Financiële afspraken herzien
1. Introductie
Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer en aanbieder in de recettes. De financiële afspraken die in Podiumkunst.info staan zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.
Het proces van vastleggen en vaststellen van de financiële afspraken verloopt topdown. De (vertegenwoordiger van) de aanbieder levert het voorstel aan. De afnemer kan een voorstel bevestigen of (deels) afwijzen. Bij het (deels) afwijzen dient de (vertegenwoordiger van) de aanbieder te reageren via de automatisch gegenereerde mail. Dit proces is afgerond wanneer de afnemer de financiële afspraak in zijn geheel heeft geaccordeerd.
Bij de financiële afspraken maakt Podiumkunst.info onderscheid tussen producties en voorstellingen van die productie. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.
2. Ter voorbereiding: de standaardovereenkomst
Het is de bedoeling, dat elke aanbieder met elk theater een standaardovereenkomst sluit, die op papier door beide partijen in tweevoud ondertekend wordt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van jou als aanbieder in het betreffende theater. Bekijk hier ons voorbeeld voor een standaardovereenkomst. Deze hoef je niet letterlijk over te nemen en je kunt er allerlei extra voorwaarden in zetten die je zelf belangrijk vindt. Het gaat er om dat je een overeenkomst sluit, die voor langere tijd voor al jouw voorstellingen van toepassing is. Je maakt de afspraken dus niet specifiek voor één productie, maar houdt ze zo algemeen mogelijk.
Jij, als aanbieder, vult de standaardovereenkomst (indien van toepassing) aan met eigen leveringsvoorwaarden en verstuurt de overeenkomst vervolgens naar de desbetreffende afnemer. De afnemer vult de standaardovereenkomst eventueel aan met eigen leveringsvoorwaarden, ondertekent de overeenkomst en stuurt deze naar je retour. Pas als beide partijen akkoord gaan met de inhoud van de overeenkomst en deze in tweevoud ondertekend is, kan je in Podiumkunst.info aan de slag met de financiële afspraken.
De standaardovereenkomst ligt ten grondslag aan alle financiële afspraken die je met het theater maakt. Je dient daarom een overeenkomst op te stellen per theater, die voor alle voorstellingen die in dat theater staan, van toepassing is.
Vervolgens worden in Podiumkunst.info alleen nog de financiële afspraken gemaakt en eventuele extra afspraken vastgelegd, die ofwel voor een specifieke voorstelling afwijken van de standaardovereenkomst, dan wel voor een specifieke voorstelling toegevoegd moeten worden.
In elke financiële afspraak wordt aangegeven of de standaardovereenkomst van toepassing is. In uitzonderingsgevallen zal er een afspraak worden gemaakt, waarbij deze niet van toepassing is, maar over het algemeen zal deze de basis vormen voor de financiële afspraken, zoals die in Podiumkunst.info worden voorgesteld door de aanbieders en geaccordeerd door het theater.
3. De afspraken per voorstelling maken
- Allereerst wordt er een standaardovereenkomst gesloten tussen jou als aanbieder en het theater.
- Je maakt voorstellingen aan in Podiumkunst.info (zie voor uitleg de handleiding over producties).
- Vervolgens kun je rechtsboven in beeld op jouw inlognaam klikken. Er verschijnt een dropdownmenu met verschillende opties. Klik op 'Financiële Afspraken'. De nieuwe pagina met alle financiële afspraken voor jouw impresariaat, verschijnt in beeld. Klik op de knop 'Afspraak maken'. Er verschijnt een nieuwe pagina met een formulier. Kijk hier voor de verschillende typen afspraken en de bijbehorende velden om in te vullen. Per type afspraak zullen de bijbehorende velden in beeld verschijnen.
- Onder de velden voor de toeslagen staat een informatie-icoon. Als je hier de cursor op plaatst, krijg je de standaardbedragen in beeld, die het theater heeft ingevoerd voor de toeslagen voor de zaal waar jouw voorstelling staat geprogrammeerd. LET OP: deze bedragen gelden voor de dag waarop de afspraak wordt ingevoerd. Er wordt geen rekening gehouden met de datum van de voorstelling. Het kan dus voorkomen, dat je in seizoen A een afspraak voor een voorstelling invoert, waarvoor de toeslagen van het volgende seizoen B gelden, maar die zijn dan nog niet opvraagbaar via dit informatie-icoon.
- Als je de velden voor de afspraak hebt ingevuld, blijven er nog twee verplichte velden over, namelijk de contactpersonen bij afnemer en aanbieder. Je kiest bij 'Contactpersoon afnemer *' voor een contactpersoon van het theater. Deze contactpersoon zal altijd een gebruiker van Podiumkunst.info zijn met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Beheerders krijgen deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten ook ingesteld worden. Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden. Het kan daarom voorkomen, dat een theater je verzoekt voortaan een andere contactpersoon te selecteren bij het aanmaken van een afspraak.
- Nu alle verplichte velden zijn ingevuld, kun je
- de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen
- het scherm verlaten via de knop 'Terug' of via een keuze in het dropdownmenu onder jouw inlognaam: de ingevulde gegevens worden NIET bewaard!
- de knop 'Ga verder' aanklikken. Je komt in het controlescherm van de afspraak terecht. Van hieruit kun je:
- de afspraak opslaan als concept en later afmaken en/of versturen
- de knop 'Afspraak bewerken' aanklikken en wijzigingen aanbrengen
- de knop 'Afspraak voorstellen' aanklikken.
- Stel je de afspraak voor, dan ontvangt de geselecteerde contactpersoon een e-mail, waarin staat welke afspraken er klaar staan. NB: Andere gebruikers krijgen geen bericht.
- De ontvanger van het voorstel heeft twee opties: hij gaat wel of niet akkoord met alle onderdelen. Als de overeenkomst niet akkoord is, kan hij het voorstel afwijzen, de afkeuring specificeren op onderdeel en een commentaar toevoegen waarin hij uitlegt, wat er precies anders zou moeten. Heeft hij het voorstel afgekeurd, dan ontvang je bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus eventuele uitleg. Je kunt het voorstel indien gewenst aanpassen en opnieuw versturen. Het proces begint nu opnieuw en wordt herhaald tot er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.
Je ziet een lijst waarin de volgende kenmerken van een financiële afspraak worden weergegeven:
- Kenmerk: Dit is het kenmerk, dat je aan de afspraak heeft meegegeven.
- Productie: De titel van de productie waar de voorstelling bij hoort waar de afspraak over gaat.
- Aanbieder: Hier staat vermeld wie de producent is van de voorstelling.
- Afnemer: Voor elke afspraak wordt vermeld met welk theater de afspraak is/wordt gemaakt.
- Vast bedrag: Indien er een garantie wordt afgesproken, wordt het bedrag hier getoond.
- Percentage: In geval van partage wordt hier het percentage voor jou als aanbieder getoond.
- Datum eerste voorstelling: Vaak zal er voor elke voorstelling een aparte afspraak gemaakt worden. Dan wordt hier de speeldatum plus aanvangstijd vermeld. Er kunnen echter ook afspraken worden gemaakt voor meerdere voorstellingen van eenzelfde productie. In dat geval zie je hier de datum en aanvangstijd van de eerste voorstelling, waar de afspraak betrekking op heeft.
- Laatste wijziging: De datum en tijd waarop de afspraak voor het laatst is aangepast, ongeacht of die wijziging door jou of door het theater is aangebracht.
- Status: de status van de financiële afspraak. Dit kan zijn:
- Concept - wanneer de afspraak nog niet naar de afnemer is verzonden
- Voorstel - wanneer de afspraak naar de afnemer is verzonden en hij de afspraak nog niet goedgekeurd of afgekeurd heeft
- Goedgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is goedgekeurd
- Afgekeurd - wanneer de afspraak door het theater is afgekeurd
- Type afspraak: Partage, Verhuur, Uitkoop, Suppletie of Staffel. Bekijk hier de uitleg over de verschillende typen afspraken, zoals deze mogelijk zijn binnen Podiumkunst.info
- Log: voor elke regel een link naar de geschiedenis van de betreffende afspraak.
- Verwijderen: alle concepten kunnen verwijderd worden middels een klik op deze link. Heb je per ongeluk een verkeerd voorstel gedaan aan een theater, laat het voorstel dan afkeuren. De reden maakt hierbij niet uit. Vervolgens kun je de afspraak opnieuw opslaan als concept en daarna alsnog verwijderen.
4.2 De inhoud van specifieke financiële afspraken
Je bekijkt de inhoud van een afspraak door een klik op de regel van het voorstel.
In de pagina van een afspraak zie je de specificaties per onderdeel. Voor een uitleg over de verschillende onderdelen, kun je hier terecht.
Rechts in beeld zie je een overzicht van gerelateerde afspraken. Met een klik op de dubbele pijl kun je rechtstreeks naar de pagina van de betreffende afspraak.
Indien van toepassing zie je rechts in beeld ook een overzicht van de afspraakgeschiedenis. Zo kun je verschillende versies van een afspraak bekijken.
Ook zie je rechts in beeld het resultatenoverzicht, met daarin de volgende berekeningen:
· Stand per [datum]
· Kaarten verkocht
· Recette inclusief BTW
· Afdracht aan Podiumkunst.info
· Aandeel afnemer
· Aandeel aanbieder
· Auteursrechten
· BTW
· Totaal (opbrengsten - uitgaven)
5. Btw-tariefwijziging van 6% naar 9%
Per 01 januari 2019 is het btw-tarief op bepaalde goederen en diensten verhoogd van 6% naar 9%. Podiumkunst.info heeft de module voor financiële afspraken hier op aangepast.
Verkoopdatum
Het is belangrijk om te weten dat er in PKI een scheiding is gemaakt op verkoopdatum (dus niet op voorstellingsdatum!) van kaarten die verkocht zijn voor 01 januari 2019 en kaarten die verkocht zijn na 01 januari 2019. Als het in een financiële afspraak gaat om één of meer voorstelling(-en) waar zowel voor als na 01 januari 2019 kaarten voor verkocht zijn, dan zijn beide btw-tarieven toegepast. Dit is dan zichtbaar in het blok ‘Resultaten (indicatie)’, waar de bedragen getoond worden met zowel een btw-tarief van 6% en van 9%.
Aanpassingen back-end
De aanpassingen die PKI ‘aan de achterkant’ gemaakt heeft in relatie tot de btw-tariefwijziging, zijn:
- Automatische tests toegevoegd om te testen of berekeningen correct blijven verlopen.
- Nieuw proces ontworpen voor berekening van de resultaten van de financiële afspraken op basis van de verkoopstanden;
- Controle: welke datum geeft het kaartverkoopsysteem mee bij een mutatie?
- Schifting: alle mutaties vóór 1-1-2019 en alle mutaties vanaf 1-1-2019 0:00 uur.
- Op basis van de schifting wordt bepaald welk btw-tarief geldt; 6% of 9%.
- Dan kan de berekening correct worden uitgevoerd volgens bovenstaande logica.
- Voor seriebespelingen toegevoegd: kaartstanden worden uitgesplitst per voorstelling verzameld, voordat de berekening wordt gestart.
Aanpassingen interface
De aanpassingen die PKI ‘aan de voorkant’ heeft gemaakt, zijn:
- In de ‘Resultaten (indicatie)’:
- Vrijkaarten blijven in één aantal weergegeven worden.
- Aantal verkochte kaarten wordt uitgesplitst getoond in het oude en het nieuwe btw-tarief (nu 6% en 9%). Als er één tarief van toepassing is, dan wordt er ook één regel getoond.
- Recette wordt uitgesplitst in bijbehorend btw-tarief weergegeven, als dat van toepassing is.
- Verdeling btw in ‘verdeling recette’ wordt uitgesplitst in bijbehorend btw-tarief weergegeven, als dat van toepassing is.
- De exportfunctie in ‘Resultaten (indicatie)’ is verborgen.
- Nieuwe melding bij Uitkoop; ter verduidelijking dat de richtlijn van Buma wordt gehanteerd in plaats van die van de mantelovereenkomst. Het verschil is dat de eerste uit gaat van recette en de laatste van de uitkoopsom.
Belangrijk!
Als een theater in 2019 kaarten terug heeft genomen (of nog neemt) die in 2018 zijn verkocht, dan wordt in onze berekening voor deze mutatie een btw-tarief van 9% aangehouden.
6. Financiële afspraken herzien
Door omstandigheden kan het voorkomen, dat reeds goedgekeurde Financiële Afspraken opengebroken moeten worden en vervangen door een nieuwe afspraak.
Hiervoor is nu een mogelijkheid toegevoegd aan de applicatie. Let op: dit is nog niet de definitieve versie van de nieuwe functionaliteit, maar een eerste ruwe versie. Bij updates zullen wij deze Instructiepagina bijwerken. Kijk dus bij het gebruik van de functie telkens eerst of er iets veranderd is in de werkwijze. Tegen de tijd dat de functie "af" is, zullen we dit communiceren.
Wij beseffen dat met name inzage in de geldigheid van de afspraken nog veel te wensen over laat. Op verzoek van gebruikers hebben wij er echter voor gekozen om de functionaliteit toch alvast beschikbaar te stellen. In deze handleiding beschrijven wij waar je rekening mee moet houden bij het gebruik van deze ruwe versie.
Hoe het momenteel werkt:
- Zowel aanbieder als afnemer ziet de noodzaak tot herziening van de reeds goedgekeurde Financiële Afspraak.
- De aanbieder zoekt de bestaande Afspraak op:
> Log in
> Zet de muis op jouw inlognaam rechtsboven in beeld, er verschijnt een dropdown-menu.
> Klik in dit menu op de optie "Financiële afspraken". Een nieuwe pagina komt in beeld.
> Zoek de Afspraak op via het filter:
* Klik op de knop "Filteren".
* Klik op het pijltje naast "Selecteer productie". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op de gewenste productietitel.
* Klik op het pijltje naast "Selecteer theater". Er verschijnt een keuzelijst.
* Klik op het juiste theater.
* Klik op de knop "Filters toepassen". Je ziet nu één of meer financiële afspraken in beeld.
> Controleer of de Afspraak die herzien moet worden nu in beeld staat.
> Klik eenmaal op de regel van de open te breken Afspraak. Er verschijnt een nieuwe pagina.
> Onderaan de Afspraak vindt u links de knop "Aangepast voorstel maken". Klik hierop. Er komt een formulier in beeld, waarin de inhoud van de oude afspraak is ingevuld. De volgende velden kunnen aangepast worden:
* Kenmerk eigen systeem
* Contactpersoon afnemer
* E-mail contactpersoon aanbieder
* Auteursrechten (niet bij huur)
* AR Percentageberekening (niet bij huur)
* Afrekenprijzen
* Theateraftrek (niet bij uitkoop)
* Consumptietoeslag (niet bij uitkoop)
* Servicetoeslag (niet bij uitkoop)
* Garderobetoeslag (niet bij uitkoop)
* Extra afspraken
* Standaardovereenkomst is wel/niet van toepassing
* Partage aanbieder (in geval van partage en suppletie)
* Garantie aan aanbieder (in geval van partage)
* Garantie aan afnemer (in geval van partage)
* Garantieberekening (in geval van partage)
* Aanvulling tot (in geval van suppletie)
* Aanvullingberekening (in geval van suppletie)
* Maximale aanvulling (in geval van suppletie)
* Staffels (in geval van staffel)
* Gezamenlijke pot (in geval van staffel)
* Uitkoopsom totaal (in geval van uitkoop)
* Huur (in geval van huur)
* Overige kosten (in geval van huur)
> Pas de inhoud van de Afspraak aan en klik op de knop "Ga verder", linksonderin het formulier. Het scherm wordt ververst: de invulvelden worden gewone tekst.
> Controleer de inhoud van uw nieuwe voorstel.
> Links onderin het scherm vindt u de knop "Afspraak voorstellen". Klik hierop om het nieuwe voorstel voor de Financiële Afspraak naar de afnemer te verzenden.
- Ondertussen zie je verandering in jouw overzicht van financiële afspraken:
> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft tot nader orde "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in de tussentijd wijzigen in "Concept", "Voorstel" en "Afgekeurd".
- De afnemer ontvangt bericht dat er een nieuw voorstel klaar staat. Het goed-, dan wel afkeuren gebeurt op dezelfde wijze als bij een reguliere Financiële Afspraak.
Je ziet in jouw overzicht, dat ook hier de regels gekleurd zijn:
> De regel van de oude afspraak is groen gekleurd. De status blijft "Goedgekeurd".
> De regel van het nieuwe voorstel is gelig gekleurd. Dit blijft zo, totdat de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd. De status kan in deze kleur "Voorstel" of "Afgekeurd" zijn (afhankelijk van uw eigen actie).
> De regel van de goedgekeurde nieuwe afspraak wordt grijs/wit. De status is "Goedgekeurd".
- Zodra de afnemer de afspraak heeft goedgekeurd, ziet de aanbieder de nieuwe afspraak in wit/grijs met status "Goedgekeurd".
Voorbeeld van een goedgekeurde afspraak, die herzien kan worden:
Hoe houdt u de nieuwe en oude afspraak uit elkaar?
Op dit moment is het nog niet heel duidelijk te zien, welke afspraak geldig is bij het openbreken van een financiële afspraak. De regel van de oude afspraak blijft namelijk groen en houdt vooralsnog de status "Goedgekeurd". Zodra een regel echter groen gekleurd wordt, is er altijd een tweede afspraak voor deze voorstelling te vinden. Gebruik eventueel het filter om deze tweede afspraak te zoeken. De status van de tweede afspraak bepaalt of de oude of de nieuwe afspraak van kracht is:
- "Voorstel": de oude afspraak geldt nog.
- "Afgekeurd": de oude afspraak geldt nog.
- "Goedgekeurd": de oude afspraak geldt niet meer, de nieuwe afspraak is van kracht.
Extra hulpmiddel hierbij is het kleurgebruik:
> Een grijs/witte regel duidt aan, dat deze afspraak definitief is.
