Introductie
Het is voor de kaartverkoop belangrijk om te weten hoeveel bezoekers er in de zaal terecht kunnen. Dit kan uiteraard verschillen per voorstelling. Bij sommige voorstellingen haal je bijvoorbeeld (een deel van) de stoelen uit de zaal, bij andere producties wordt een deel van de stoelen geblokkeerd voor de techniek.
De meeste kaartverkoopsystemen die aangesloten zijn bij Podiumkunst.info geven de zaalcapaciteit met de koppeling mee*. Als jouw kaartverkoopsysteem geen zaalcapaciteit meegeeft met de koppeling, dan maak je om altijd de juiste capaciteit van een voorstelling te kunnen tonen in Podiumkunst.info een rangsjablonen aan. Het aanmaken van alle mogelijke verschillende zaalcapaciteiten en het koppelen van de juiste rangsjablonen aan alle voorstellingen is de taak van het theater.
*Hier vind je een overzicht van alle kaartverkoopsystemen en de koppelmogelijkheden: https://dip.nl/koppelingen
Rangsjabloon toevoegen
Om een rangsjabloon toe te voegen, klik je rechtsboven in het dashboard op de naam van de op dat moment ingelogde gebruiker en selecteer je de optie “Rangjablonen”. Er verschijnt een overzicht van alle reeds voor jouw theater beschikbare rangsjablonen. Staat het gewenste sjabloon er nog niet bij, klik dan op de knop 'Rangsjabloon toevoegen'. Je komt op onderstaand scherm uit.
Je dient het rangsjabloon een naam te geven, bijvoorbeeld GZ_Orkestbak_500 wanneer het de grote zaal betreft waarin 500 stoelen beschikbaar zijn als de orkestbak in gebruik is. Daarnaast geef je de zaal/locatie aan en het genre van de voorstelling waarvoor je het rangsjabloon wil aanmaken. Als een capaciteit niet gebonden is aan een specifiek genre, kies je hier voor het genre ’Algemeen’. Vervolgens kun je per rang het aantal stoelen aangeven. Je kunt er ook voor kiezen om geen onderscheid in rangen te maken. Dan kun je het aantal stoelen in totaal invullen onder één rang, bijvoorbeeld rang 1. Klik op ‘opslaan’ om de ingevoerde gegevens te bewaren.
Nu kun je eventueel nog een rangsjabloon toevoegen. Zo kun je een totaaloverzicht maken.
Rangsjabloon koppelen aan een voorstelling
Als je alle rangsjablonen hebt aangemaakt, kun je de juiste sjablonen aan de voorstellingen gaan koppelen.
Door rechtsboven op je naam te klikken vouwt het menu uit, en kun je de optie Voorstellingen kiezen. Klik hier voor elke voorstelling op Rangindeling en selecteer vervolgens het juiste rangsjabloon. Klik op 'inladen en wijzigen' en klik onderaan de pagina op 'opslaan'.
Als de voorstelling plaatsvindt op een externe locatie of overige locatie (kijk hier voor uitleg), dan is het belangrijk dat je middels de rangsjablonen de locatie specificeert. Heb je bijvoorbeeld twee externe locaties (de kerk & het buurtpodium) dan geef je middels een rangsjabloon de capaciteit van deze locaties mee.
Automatische koppeling van rangsjablonen
Wanneer je eenmaal een rangsjablonen hebt aangemaakt, dan wordt er voortaan voor alle nieuw ingevoerde voorstellingen automatisch een rangsjabloon toegekend. Dit gebeurt op basis van de zaalkeuze: voor elke zaal wordt het eerst aangemaakte rangsjabloon gekoppeld.
Om misverstanden te voorkomen geven we hierbij een opsomming van consequenties van deze werkwijze:
- Voor reeds bestaande voorstellingen wordt niet met terugwerkende kracht een capaciteit toegekend. Theaters die voor het eerst met podiumkunst.info aan de slag gaan zullen daarom eenmalig alle voorstellingen in het lopende seizoen van een rangsjabloon moeten voorzien.
- Heb je voor een zaal meerdere rangsjablonen, dan zal je actief na moeten gaan of voor nieuwe voorstellingen inderdaad het standaard rangsjabloon van toepassing is. Zo niet, dan kun je dit aanpassen.
- Wijzig je het aantal stoelen binnen een rangsjabloon, dan wordt de nieuwe capaciteit alleen meegegeven aan voorstellingen die daarna worden ingevoerd. Is de nieuwe capaciteit ook van toepassing op eerder ingevoerde voorstellingen, dan dien je deze zelf aan te passen. De reden hiervoor is, dat een zaal voor en na een verbouwing een verschillende capaciteit kan hebben. Voor de voorstellingen die vóór de verbouwing gespeeld hebben, dient de oude capaciteit dan gehandhaafd te blijven.
- Wordt een theater zodanig verbouwd, dat de oude en de nieuwe zalen niet meer overeen komen, dan dienen voor de nieuwe zalen ook daadwerkelijk nieuwe zalen aangemaakt te worden. Dien hiervoor een supportverzoek in. Als de zalen zijn toegevoegd kun je nieuwe rangsjablonen voor deze zalen maken. Stem vervolgens met de aanbieders af dat zij de nieuwe zalen kiezen voor de voorstellingen die zijn/worden ingevoerd.
Capaciteit aanpassen voor een voorstelling
- Ga naar menu Voorstellingen.
- Zoek via het filter de juiste voorstelling op.
- Klik op Rangindeling.
- Zet het juiste aantal in rang 1 en zet de rest op 0.
- Klik onderin beeld op de knop Opslaan.